Prioriteiten stellen

Je kunt (vaak) niet alles doen wat je wil, je moet soms kiezen. Je kunt kiezen wat je doet met behulp van oneindig veel besliscriteria, zoals:

  • datum deadline (meest urgente eerst)
  • first in first out (wat al het langst ligt eerst)
  • tijdsduur (eerst alle korte klusjes)
  • motivatie (doen wat je het leukst vindt)
  • sancties (waar krijg ik de meeste problemen mee als ik het laat liggen)
  • voor wie moet ik het doen
etcetera

Waarschijnlijk gebruik je een aantal van deze en andere beslismethoden regelmatig. Daar is op zich niets mis mee, maar het kan veel tijd kosten steeds te bepalen welke besliscriteria je nu gaat gebruiken. Bovendien garanderen ze niet dat je de goede dingen doet, die dingen die ervoor zullen zorgen dat je je doelen bereikt.

Een effectief beslissysteem is simpel, veelzijdig toepasbaar, consequent èn zorgt ervoor dat je de goede dingen doet (dus dichter bij je doel komt).

President Eisenhower heeft zo'n beslissysteem ontwikkeld, wat hem, en vele anderen na hem, helpt snel en effectief te kiezen. Hij bepaalt de prioriteit van een bepaalde taak aan de hand van de volgende vragen:

  1. Is het urgent? Als er geen deadline aan vast zit of als je het ook morgen of volgende week kan doen, is het dus niet urgent nu. (een nieuwsbrief maken bijvoorbeeld)
  2. Is het belangrijk? Let op: belangrijk voor jou, draagt bij aan het bereiken van jouw doelen? (jawel, zeker een nieuwsbrief maken)

A = Urgent èn Belangrijk > Vandaag doen!
Niet uitstellen, alleen delegeren als je de tijd hebt het goed over te dragen en de ander om het tijdig te doen

B = (nog) niet urgent, wel Belangrijk > Vandaag inplannen voor later
of delegeren (delegeren kost ook tijd en/of geld en levert vaak pas tijdwinst op bij herhalende taak)

C = urgent maar NIET belangrijk > Meestal kan dit in de (digitale) prullenbak...
Dit is de grote tijdverslinder! Alleen doen als je zin en tijd hebt (geen A's meer) of doorgeven als je weet dat die ander er accuut mee aan de slag kan, zie D. (let op: leuk is ook belangrijk)

D = niet urgent en niet belangrijk.
Waar hebben we het eigenlijk nog over? Weg ermee. Alleen doorgeven als het voor die ander wel belangrijk is (idem C, niet meer tijd aan besteden dan kost voor het forwarden of in postvakje stoppen zonder commentaar)

Toepassing:

Je kunt bijvoorbeeld nog te behandelen email heel efficient ordenen in mappen A t/m D. Maak het jezelf gemakkelijk: wees in drukke tijden star in het stellen van je prioriteiten maar flexibel in de aanpak/oplossingen!


Voor de oplettende lezers: er zit een flinke tijd tussen mijn vorige blog en deze. Dat heeft te maken met drukte oa door een interim coachingsklus (A), workshop over ondernemerschap op het Eigentijds Festival (A), toen vakantie (A!), daarna rustig opstarten (C), gevolgd door weer drukte oa met coachen van groepen studenten in projectmatig werken (A), een workshop 'onderneem het' op het VWI symposium (A), het uitbouwen van de samenwerking met 5 andere zelfstandig professionals binnen Happiness in Bedrijf (B), kijk op http://www.happiness4all.nl/happiness-in-bedrijf/ en de samenwerking binnen Eagles Flight Benelux (B), waar ik nu onderdeel van het team ben.
Tussendoor en daarna heb ik veel energie gestopt in mijn eigen ontwikkeling (B!). Dit heeft als resultaat dat ik nog weer beter weet wat ik wil en hoe ik dat ga bereiken en dat er nu ineens heel veel uit de pijplijn rolt (A). Met name in de drukke tijden ben ik steeds bezig verschillende ballen hoog te houden (herkenbaar?), en heb ik veel baat gehad bij het prioriteitenschema van Eisenhower, dat geeft me rust en overzicht (A).

Ik wens je veel overzicht, en ben benieuwd naar jouw ervaringen!


Graag jullie reacties op dit blog via:

emmyhagenaars.wordpress.com

Groetjes, Emmy.