4 Tips over effectief en efficiënt e-mailen

Is e-mailen efficiënt? Meestal niet: een volle inbox, mails die je steeds opnieuw weer bekijkt, andere mails die onderaan vergeten worden, en veel tijd en afleiding. Tijdens de workshop 'slim werken' op de Wageningse Workshopdag bleek e-mail afhandelen met stip de meest tijdverspillende bezigheid.
De belangrijkste tips op een rijtje:

  1. Orden je inbox, en besluit zodra je een mail voor het eerst leest, wat ermee moet gebeuren. Kun je het direct (binnen 2 minuten) afhandelen, doe dat dan. Als dat niet kan, dan stop ik mijn mail in mapjes:
    • Map |actie|: Belangrijke actie voor deze week. CHECK DAGELIJKS
    • Map |later|: Belangrijke actie voor later. CHECK WEKELIJKS wat naar map |actie| moet
    • Map |misschien|: Wel interessant maar niet belangrijk. Maandelijks oude mails wegdoen
    • Map |wachten op|: Mail bewaren omdat anderen nog wat moeten doen, wat belangrijk is voor jou? CHECK WEKELIJKS
    • Map |projecten|: Mail met diverse acties en belangrijk resultaat. Forward urgente actie naar map |actie |. CHECK WEKELIJKS
    • Map |tijdelijk|: Mail t.z.t. nog nodig, bijvoorbeeld een routebeschrijving naar een evenement. Vlag eventueel de mail op datum evenement, verlopen = wegdoen
    Anderen werken liever met vlaggen, of categorie├źn. Kies iets wat snel overzicht geeft en voorkomt dat je mails meermalen moet beoordelen voordat je ze afhandelt.

  2. Maak gebruik van regels. In Outlook kun je via de rechtermuisknop op een bepaalde mail een regel maken. Bijvoorbeeld alle mail die je cc krijgt lichtgrijs weergeven, of in aparte map |ter info| en die dan 1-2x per week lezen. Ik heb een regel dat alle Linked-In updates automatisch in mijn map |misschien| terecht komen (ik zie ze liever op Linked-In zelf). En nu met de inschrijvingen voor de Ondernemersdag voor Coaches heb ik een regel ontdekt die alle nieuwe aanmeldingen weergeeft in het venster 'Nieuwe item waarschuwingen' en vlagt dat ik het vandaag moet afhandelen. Er is heel veel mogelijk en zo kun je je mail stroomlijnen zodat je je aandacht kunt richten op waar je echt zelf over na moet denken.
  3. Krijg je vaak dezelfde vragen? Werk met standaard antwoorden. En dan niet kopiëren en plakken vanuit Word, dit kan veel handiger: maak verschillende 'signatures' of 'handtekeningen' aan. Dat kan een complete e-mailtekst zijn, inclusief links, plaatjes etc. Geef de handtekening een heldere naam, bijvoorbeeld 'routebeschrijving' dan kun je met één druk op de knop het juiste antwoord in je mail zetten. Je zet de juiste naam erboven, past evt. enkele woorden aan en klaar! Je doet dit in Outlook via extra/opties/e-mail indeling/ handtekeningen.
  4. Zet je e-mail regelmatig even uit! 1 of 2 keer per dag checken is meestal voldoende. Dan wordt je niet gestoord door onbelangrijke e-mails terwijl jij iets belangrijks aan het doen bent. Want wees eerlijk: de meeste mails die je ontvangt hoef je niet binnen 3 uur te beantwoorden. Is het wel zo dringend, vraag je dan af of je de ander niet beter kunt bellen. Dit geldt ook voor gevoelige discussies of ingewikkelde vragen, dan is de telefoon echt sneller en beter.

Succes! En bel me :) als je dringende vragen hebt, dat heb ik liever :) Groet! Emmy

Graag jullie reacties op dit blog via:

emmyhagenaars.wordpress.com